This post is also available in:
English
Køer elsker faste rutiner! De slapper af og kan få tid til at gøre det skal, nemlig producere mælk. Hvis mandskabet skifter ofte og opgaverne udføres forskelligt, så tager opgaverne længere tid og dyrene skal bruge kræfter på at holde øje med, om der er fare på færde eller ikke. Et klassisk eksempel oplevede jeg, da vi lavede en Værdistrømsanalyse på en gård. Da opdagede medarbejderne at de drev køerne til malkestalden ad forskellige ruter. Derfor blev det klart, at dyrene ikke kan “hjælpe til” ved at gå selv, for de ved ikke hvilken vej, de skal gå i dag.
Tingene skal gøres ens
Små ændringer i rutiner på Kærgård har i løbet af et halvt år betydet, at der er sparet en times arbejdstid dagligt i stalden, og fodermesteren har fået mere luft i planlægningen. Læs Lone Vestergaards artikel her:Tingene skal gøres ens.
Faste procedurer er et must
Vi inviterer Juan Quezada til Danmark og andre Europæiske lande med jævne mellemrum. Han kan træne og undervise mælkeproducenter og medarbejdere i stalden og i malkestalden. En af de ting, jeg selv er blevet fuldstændig overbevist om ved at arbejde sammen med Juan Quezada, er værdien af faste procedurer.
Juan Quezada er direktør for Træning og Udvikling på Milk Source LLC. MilkSource har 34.000 malkekøer (8 bedrifter), 22.000 kvier (1 bedrift) og 13.000 kalve (1 bedrift) i 4 stater i USA. Der er over 660 ansatte. Deres produktionsniveau er virkeligt højt og deres dyr ser ualmindelig godt ud. Det er veldrevne besætninger. Det kan kun lade sig gøre, fordi de kører med 100 % faste procedurer for alle opgaver. De arbejder på at finde Best Practice for alle opgaver og når de har fundet det, bliver det indført med skrevne protokoller på alle farmene.
Vi har også faste protokoller i mange besætninger. Vi kalder dem SOP (Standard Operations Procedurer). Teksten er meget kort bliver suppleret med billeder, fordi billeder er hurtige og mere sikre kommunikation. Det er ikke mange, der har alle procedurer beskrevet, men mange har de mest essentielle og udvider derfra med flere og flere. Det er erfaringen, at opgaverne bliver udført mere ens, at det er hurtigere og nemmere at instruere nye medarbejdere og som det tredje er SOPs med til at give en kvalificeret snak kolleger imellem om den bedste procedure.
Arbejdsplan med faste rutiner
1. Køerne først
Når jeg laver en arbejdsplan for et kvægbrug for eksempel, så starter jeg med køernes behov. Hvornår har de brug for at blive malket, fodret o.s.v. De har brug for ro og rytme, så opgaverne udføres på samme tid hver dag og på helt samme måde.
2. Kompetencerne næstefter
Det er først når alle opgaverne er fastlagt på dagen og ugen, at jeg begynder at sætte personer på. Jeg starter ikke med navne, men med kompetencer. Det vil sige, jeg skriver ikke Per og Poul, men “malker” og “driftsleder”. Det er nemlig sådan, at der er udskiftning blandt medarbejderne, men det dur ikke, at arbejdsplanen og opgaverne flyttes rundt hver gang, der kommer en ny person ind i teamet. Opgaverne skal ligge helt fast.
Når du ansætter, så skal du være skarp på, hvad du ansætter til. Du skal vide, hvilke kompetencer, der skal bruges. Hvis du ikke finder 100 % den person, der kan klare alle opgaverne i positionen, så skal du lave en optræningsplan, så han / hun bliver lært op i det, der mangler.
3. Personer til sidst
Først når arbejdsplanen ligger helt fast og du ved, hvilke kompetencer, der skal bruges på hver position, kan du begynde at sætte personer på. Det skal nemlig ikke være din nuværende medarbejderstab, der skal bestemme din arbejdsplan – det skal produktionen, altså køerne. Det er deres behov, du skal dække for at få produceret mest og bedst.
Du kan godt lige nu have personer, der ikke vil arbejde torsdag eftermiddag f. eks. – eller gerne vil have fri lidt spontant. Du kan måske have lavet aftaler med dem om det. Det kan være, du er nødt til at fastholde det et stykke tid. Men efterhånden skal du ansætte folk til den arbejdsplan, din produktion kører bedst med.
Ro og rytme giver arbejdsglæde
Jeg har lige hjulpet en kunde, som har lavet sin arbejdsplan helt om efter køernes behov. Det betød ændrede arbejdstider for medarbejderne og ændrede opgaver. Derfor valgte landmandsparret, at orientere medarbejderne en måned før iværksættelsen og lave en-til-en møder med dem alle for at sikre, medarbejderne forstod baggrunden og var med på det. Da planen gav god mening for produktionen og mere ro for køerne, så var der god opbakning. Faktisk fik medarbejderne bedre hverdage og weekender med mere rytme og ro på opgaverne også. Den spontane planlægning om morgenen blev afløst af helt faste rytmer.
Nogle landmænd tænker, at medarbejderne gerne vil have variation. Men det er der faktisk ikke mange medarbejdere, der vil. Det giver nemlig uro og usikkerhed, når man ofte bliver sat til nye ting og ikke helt ved, om man gør det godt nok. For mange mennesker giver det meget arbejdsglæde at gå lov til at blive super-dygtig til det, man laver. Og det gør man bedst, hvis det er samme rytme hver dag.
